Question 1

1. Czy mogę przekazywać dokumenty w formie zdjęć z telefonu?

Accepted Answer

Możesz, ale jakość musi być wystarczająca do odczytu wszystkich danych. Zdjęcia zrobione w słabym oświetleniu, z cieniami lub rozmazane są nieakceptowalne. Użyj aplikacji do skanowania dokumentów - Microsoft Lens i Adobe Scan są darmowe i dają znacznie lepszy efekt niż aparat. Sprawdź też czy plik nie jest za ciężki - portal Insert może mieć ograniczenia rozmiaru pliku.

Question 2

2. Co zrobić, jeżeli zgubiłem(-am) fakturę?

Accepted Answer

Skontaktuj się z kontrahentem i poproś o duplikat lub ponowne wysłanie. Duplikat faktury ma tę samą moc co oryginał - nie ma potrzeby wystawiania nowej faktury. W systemie KSeF możesz pobrać fakturę ponownie ze swojego konta, jeśli kontrahent wystawił ją przez system.

Question 3

3. Czy biuro rachunkowe może samo pobierać wyciągi bankowe?

Accepted Answer

Niektóre banki udostępniają API lub integracje z systemami księgowymi, dzięki którym wyciągi trafiają do biura automatycznie. Zapytaj biuro czy oferuje taką opcję dla Twojego banku. W przypadku popularnych banków (np. mBank, PKO, ING) często jest to możliwe i znacząco upraszcza cały proces.

Question 4

4. Co z fakturami w językach obcych?

Accepted Answer

Faktury obcojęzyczne są dopuszczalne jako dokumenty kosztowe. Nie musisz ich oficjalnie tłumaczyć, ale powinieneś dodać krótki opis po polsku: co zostało zakupione, od kogo i w jakim celu. Ułatwia to księgowanie i jest Twoją dokumentacją związku kosztu z działalnością na wypadek kontroli.

Question 5

5. Co jeśli przekroczyłem(-am) termin przekazania dokumentów?

Accepted Answer

Poinformuj biuro od razu - im szybciej, tym więcej opcji. Część dokumentów może być jeszcze ujęta w bieżącym miesiącu, inne będą zaksięgowane w kolejnym z odpowiednią adnotacją. Regularne opóźnienia są jednak problemem - warto omówić z biurem, jak usprawnić proces, zanim stanie się to nawykiem.

Question 6

6. Jak długo powinienem przechowywać dokumenty u siebie?

Accepted Answer

Zasada ogólna: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dokumenty pracownicze - 10 lat. Biuro przechowuje kopie robocze, ale oryginał lub pełny skan powinien być też po Twojej stronie. Jeśli dokumenty są w portalu Insert, są tam archiwizowane - upewnij się z biurem przez jak długo i czy masz dostęp do archiwum.

Rozliczenia i podatki w praktyce

Jak przygotować dokumenty do biura rachunkowego, żeby uniknąć błędów?

Pełna księgowość a KPiR – kiedy trzeba przejść na pełne księgi?

Ryczałt, skala czy podatek liniowy – co wybrać w 2026 roku?

Co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej?

Ulga na niepełnosprawne dziecko

Nawigacja

Oddział LEGIONOWO

Oddział Warszawa