Kalendarz terminów podatkowych i ZUS dla małej firmy

Większość terminów w małej firmie powtarza się co miesiąc i da się je zapamiętać jako trzy daty: 7, 20 i 25. Siódmy to karta podatkowa, dwudziesty to składki ZUS przedsiębiorcy i zaliczka na podatek dochodowy, dwudziesty piąty to VAT razem z plikiem JPK. Reszta to terminy roczne i wyjątki, które opisujemy niżej.

Ten tekst jest praktycznym zestawieniem, a nie wykładnią przepisów. Kwot składek i progów celowo nie podajemy, bo zmieniają się co roku, a nieaktualna liczba w poradniku jest gorsza niż jej brak. Aktualne stawki publikuje ZUS, a terminy znajdziesz też na portalu podatki.gov.pl.

Terminy miesięczne w jednej tabeli

Dzień miesiąca	Co trzeba zrobić	Kogo dotyczy
7	Zapłata podatku w formie karty podatkowej	Firmy rozliczające się kartą
15	Składki ZUS za poprzedni miesiąc	Płatnicy posiadający osobowość prawną, czyli m.in. spółki z o.o.
20	Składki ZUS za poprzedni miesiąc	Osoby fizyczne prowadzące działalność, także zatrudniające pracowników
20	Zaliczka na podatek dochodowy PIT lub CIT za poprzedni miesiąc	Wszyscy rozliczający się miesięcznie
20	Zaliczka na PIT od wynagrodzeń pracowników	Pracodawcy
25	Zapłata VAT i wysyłka pliku JPK za poprzedni miesiąc	Czynni podatnicy VAT rozliczający się miesięcznie

Co się dzieje, gdy termin wypada w weekend

Jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę, niedzielę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy. To oznacza, że w niektórych miesiącach realna data zapłaty jest późniejsza niż dwudziesty piąty.

W praktyce odradzamy planowanie przelewu na ostatni dzień. Przelew wykonany po godzinach księgowania banku może zostać zaksięgowany następnego dnia, a dla urzędu liczy się data obciążenia rachunku.

Składki ZUS: kiedy 15, a kiedy 20

Sole proprietorship

Osoby fizyczne prowadzące działalność płacą składki do dwudziestego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Dotyczy to również sytuacji, w której firma zatrudnia pracowników.

Spółki i inne podmioty z osobowością prawną

Dla płatników posiadających osobowość prawną termin jest wcześniejszy i przypada na piętnasty dzień miesiąca. To jedna z częstszych pomyłek przy przekształceniu działalności w spółkę, bo przedsiębiorca z przyzwyczajenia pilnuje dwudziestego.

Deklaracje rozliczeniowe

Zapłata składki to jedno, a złożenie deklaracji rozliczeniowej to drugie. Przy wielu firmach deklaracja tworzy się automatycznie, ale nie w każdej sytuacji, na przykład po zmianie kodu ubezpieczenia albo po wypłacie zasiłku. Jeśli nie masz pewności, czy u Ciebie deklaracja jest składana automatycznie, zapytaj księgowego raz, a nie co miesiąc.

VAT i plik JPK

Czynni podatnicy VAT rozliczający się miesięcznie płacą podatek i wysyłają plik JPK do dwudziestego piątego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Plik i płatność to dwa osobne obowiązki, więc wysłanie samego pliku bez przelewu nie zamyka sprawy.

Jeśli rozliczasz się kwartalnie, zapłata przypada po zakończeniu kwartału, natomiast część ewidencji wysyła się nadal co miesiąc. To rozróżnienie bywa mylące i w praktyce najczęściej z tego powodu powstają zaległości. Temat cyfryzacji raportowania opisywaliśmy szerzej w tekście jak przygotować firmę na cyfryzację księgowości.

Zaliczki na podatek dochodowy

Zaliczkę na PIT lub CIT za dany miesiąc wpłaca się do dwudziestego dnia miesiąca następnego. Nie składasz przy tym żadnej deklaracji miesięcznej, rozliczenie następuje dopiero w zeznaniu rocznym.

Przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie wpłacają zaliczkę do dwudziestego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Wybór formy rozliczenia wpływa też na wysokość zaliczek, a o samych formach pisaliśmy w tekście ryczałt, skala czy podatek liniowy.

Terminy roczne

Termin	Obowiązek
31 stycznia	Informacje PIT-11 i PIT-4R do urzędu skarbowego za poprzedni rok
koniec lutego	Przekazanie PIT-11 pracownikom
31 marca	Zeznanie roczne CIT dla spółek
30 kwietnia	Zeznanie roczne PIT osób fizycznych

Jeżeli zatrudniasz, dochodzą obowiązki kadrowe rozłożone w ciągu roku. Zebraliśmy je przy okazji tekstu pierwszy pracownik w firmie, a bieżącą obsługę prowadzimy w ramach kadr i płac.

Rozliczenie kwartalne: kto może i co zyskuje

Rozliczenie kwartalne poprawia płynność, bo pieniądze zostają w firmie dłużej. Nie każdy może z niego skorzystać, a przy VAT obowiązują dodatkowe warunki, w tym staż jako czynny podatnik. Zmiana formy rozliczenia nie jest decyzją na zawsze, ale też nie jest czymś, co zmienia się w dowolnym momencie roku.

Zanim przejdziesz na kwartał, policz, czy nie wpadniesz w sytuację, w której raz na trzy miesiące z konta znika kwota, której nie zdążyłeś odłożyć. Dla wielu firm bezpieczniejszy jest miesięczny rytm i odkładanie podatku na osobne konto.

Spóźnienie: odsetki i czynny żal

Przy spóźnionej płatności naliczane są odsetki za zwłokę. Jeżeli oprócz płatności spóźniłeś się też ze złożeniem deklaracji albo pliku, w grę wchodzi odpowiedzialność karna skarbowa, a narzędziem, które jej zapobiega, jest czynny żal.

Czynny żal składa się zanim urząd sam wykryje nieprawidłowość, a warunkiem jest uregulowanie zaległości. Jeżeli zorientujesz się, że czegoś nie wysłałeś, odezwij się do księgowego od razu, bo kolejność działań ma tu znaczenie.

Jak nie pilnować tego samemu

Najprostszy sposób to przenieść pilnowanie terminów na biuro rachunkowe i dostawać przypomnienie z konkretną kwotą do zapłaty, zamiast samemu liczyć dni. Tak pracujemy z klientami w Legionowie i w Warszawie na Pradze, zarówno przy jednoosobowej działalności, jak i przy spółkach.

Jeżeli wolisz prowadzić to samodzielnie, ustaw w kalendarzu trzy cykliczne przypomnienia na siódmy, dwudziesty i dwudziesty piąty dzień miesiąca. To prosty nawyk, który eliminuje większość zaległości.

FAQ, Najczęściej zadawane pytania