Pierwszy pracownik w firmie: formalności i koszty krok po kroku

Zatrudnienie pierwszej osoby zmienia firmę bardziej niż kolejne dziesięć umów. Pojawiają się terminy, których nie da się nadrobić: badania wstępne i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy, umowa na piśmie przed pierwszym dniem i zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni.

Poniżej cała procedura w kolejności, w jakiej się ją przechodzi, wraz z realnym kosztem zatrudnienia, który zwykle zaskakuje najbardziej. Na końcu opisujemy, co różni zatrudnianie w Legionowie i w prawobrzeżnej Warszawie.

Ile naprawdę kosztuje pracownik

Kwota z umowy to nie jest koszt zatrudnienia. Do wynagrodzenia brutto dochodzą składki finansowane przez pracodawcę: emerytalna, rentowa, wypadkowa oraz Fundusz Pracy i FGŚP. Łącznie koszt firmy wynosi około 120 procent kwoty brutto, a pracownik otrzymuje na rękę około 70 procent tej kwoty.

Składnik	Kto finansuje	Uwagi
Wynagrodzenie brutto	pracodawca	podstawa wszystkich wyliczeń
Składka emerytalna i rentowa	pracodawca i pracownik	dzielone między obie strony
Składka wypadkowa	pracodawca	stawka zależy od branży i liczby zatrudnionych
Fundusz Pracy i FGŚP	pracodawca	przy niskich etatach bywają wyłączenia
Składka zdrowotna	pracownik	potrącana z wynagrodzenia
PPK	pracodawca i pracownik	pracownik może zrezygnować

Planując pierwszy etat, licz około 1,2 kwoty brutto miesięcznie i doliczaj rezerwę na urlop oraz ewentualne wynagrodzenie chorobowe, które przez pierwsze 33 dni w roku finansuje pracodawca.

Umowa o pracę, zlecenie czy dzieło

Wybór formy nie jest kwestią preferencji, tylko charakteru pracy. Jeśli osoba wykonuje obowiązki w wyznaczonym miejscu i czasie, pod kierownictwem pracodawcy, mamy do czynienia ze stosunkiem pracy i zastąpienie go zleceniem jest ryzykowne.

Kryterium	Umowa o pracę	Zlecenie	Dzieło
Podporządkowanie	tak	nie	nie
Stałe godziny i miejsce	tak	nie	nie
Składki ZUS	pełne	zwykle tak	co do zasady nie
Urlop i ochrona	tak	nie	nie
Efekt czy staranność	staranność	staranność	konkretny rezultat

Zakwestionowanie formy umowy przez ZUS lub Państwową Inspekcję Pracy kończy się przekwalifikowaniem na stosunek pracy i dopłatą zaległych składek wraz z odsetkami, zwykle za cały okres współpracy.

Formalności przed pierwszym dniem pracy

1. Skierowanie na badania wstępne i ważne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań.
2. Szkolenie BHP, ogólne i stanowiskowe, przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków.
3. Umowa o pracę na piśmie, podpisana najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.
4. Informacja o warunkach zatrudnienia przekazana w terminie wskazanym w Kodeksie pracy.
5. Założenie akt osobowych i ewidencji czasu pracy.
6. Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS na formularzu ZUS ZUA w ciągu 7 dni.
7. Zawarcie umowy o zarządzanie PPK i zapisanie pracownika, o ile nie złoży rezygnacji.

Badania i szkolenie BHP to najczęściej pomijane punkty przy pierwszym zatrudnieniu, a ich brak jest jednym z pierwszych elementów sprawdzanych podczas kontroli.

Co zmienia się w rozliczeniach firmy

Po zatrudnieniu pojawiają się comiesięczne obowiązki z twardymi terminami. Deklaracje rozliczeniowe i składki trafiają do ZUS do 20. dnia następnego miesiąca, zaliczki na podatek od wynagrodzeń do urzędu skarbowego do 20. dnia. Do tego dochodzi roczne rozliczenie PIT-11 dla pracownika.

• Listy płac trzeba sporządzać i archiwizować co miesiąc, także przy jednym pracowniku.
• Ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i musi odzwierciedlać rzeczywisty przebieg zatrudnienia.
• Urlop wypoczynkowy nalicza się proporcjonalnie, a niewykorzystane dni przechodzą na kolejny rok.
• Zmiana wymiaru etatu, stawki lub stanowiska wymaga aneksu albo wypowiedzenia zmieniającego.

Jeśli dopiero porządkujesz obieg dokumentów w firmie, pomocny będzie artykuł jak uporządkować dokumenty i finanse w małej firmie. Przy pierwszym zatrudnieniu warto też przejrzeć listę kosztów działalności, bo wynagrodzenia i składki pracodawcy są kosztem podatkowym.

Zatrudnianie w Legionowie i w Warszawie: co się różni

Formalności są identyczne w całym kraju, ale realia rynku pracy już nie. Ta różnica ma znaczenie przy ustalaniu stawki i przy planowaniu kosztów na kolejne miesiące.

Legionowo i powiat legionowski

W Legionowie, Jabłonnie, Wieliszewie i Nieporęcie stawki są zwykle niższe niż w stolicy, ale duża część kandydatów porównuje ofertę z dojazdem do Warszawy. Pracodawcy z powiatu konkurują więc nie tylko ze sobą, lecz także z warszawskim rynkiem, a argumentem bywa brak dojazdów i elastyczne godziny. Obsługę kadrową firm z tego rejonu prowadzi nasze biuro rachunkowe w Legionowie.

Praga, Targówek i Białołęka

W prawobrzeżnej Warszawie oczekiwania płacowe są wyższe, a rotacja większa, zwłaszcza w gastronomii, handlu i usługach. Przy pierwszym etacie warto od razu założyć rezerwę na okres wdrożenia i ewentualną wymianę pracownika w pierwszym roku. Firmy z tej części miasta obsługuje nasze biuro rachunkowe na Pradze.

Najczęstsze błędy przy pierwszym zatrudnieniu

1. Dopuszczenie do pracy przed badaniami lub szkoleniem BHP, bo pracownik miał zacząć od zaraz.
2. Umowa podpisana kilka dni po faktycznym rozpoczęciu pracy.
3. Zlecenie zamiast umowy o pracę przy pracy o cechach stosunku pracy.
4. Przekroczenie 7-dniowego terminu zgłoszenia do ZUS.
5. Brak ewidencji czasu pracy przy jednym pracowniku, w przekonaniu, że to formalność dla większych firm.
6. Pominięcie obowiązku PPK i umowy o zarządzanie z instytucją finansową.

Planujesz pierwsze zatrudnienie

Prowadzimy pełną obsługę kadrowo-płacową: umowy, zgłoszenia do ZUS, listy płac, ewidencję czasu pracy i akta osobowe. Przygotowujemy też dokumenty i wnioski do urzędów, a bieżące rozliczenia firmy prowadzimy w ramach księgowości dla jednoosobowych działalności oraz księgowości spółek. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

FAQ, Najczęściej zadawane pytania